Plan outreach sportainment
Hasil meeting Rizal × Dicky · Kamis, 12 November 2026 · Overseen
Kita sudah punya listing 85 company sportainment yang kemungkinan butuh website. Sebelum mulai kirim, datanya dipersonalisasi dulu supaya kelihatan siapa yang paling layak didekati, lewat siapa, kapan, dan dengan penawaran apa. Fokus awal 36 company Prio 1 (Amerika 11, Eropa & MEA 11, Asia-Pasifik 14).
1Lengkapi data 36 Prio 1
Tambah 4 kolom di listing. Aturan umum: kalau datanya tidak ketemu, tulis "belum jelas". Jangan ditebak.
| Kolom | Yang diisi |
|---|---|
| Funding | Ada sponsor besar, deal siaran (TV/OTT/PPV), investor atau induk usaha, dan jumlah karyawan di Apollo. Tambahkan juga traffic sosmed (follower dan aktivitas IG, YouTube, TikTok) sebagai tanda skala dan kemampuan bayar. |
| Mapping team | Siapa saja di organisasinya: founder, co-founder, marketing, partnership, business manager. Website sekarang dibikin siapa: in-house, freelancer, vendor platform, atau template. Catat kalau mereka sudah punya designer atau developer sendiri. |
| PIC & channel | Satu nama yang paling mungkin memutuskan, plus cadangan kalau ada (misalnya CEO, lalu Business Manager atau Marketing). Tulis channel-nya: email langsung, LinkedIn, IG DM, atau WA. WA hanya kalau nomornya milik PIC, bukan customer service. |
| Timing | Tanggal event berikutnya, sedang relaunch atau ekspansi, atau sedang membuka paket sponsor. |
2Re-rank dan saring
Setelah 4 kolom terisi, urutan Prio disusun ulang dengan aturan ini:
Negara yang dihindari
Ada usulan menghindari beberapa negara, misalnya India dan Bangladesh. Alasannya belum diputuskan, perlu disepakati dulu (contoh pertimbangan: budget, metode pembayaran, atau tingkat respons). Di listing sekarang ada 5 company India (2 di antaranya Prio 1: Courtly City League dan Pro Panja League) dan tidak ada dari Bangladesh.
3Week 1 & 2: 3 custom proposal per hari
Ambil dari list yang skornya paling atas setelah re-rank. Dalam 10 hari kerja targetnya sekitar 30 proposal.
Isi tiap proposal
- Hook: satu masalah spesifik di situs mereka, diambil dari kolom Catatan. Contoh: jadwal masih "Date TBD", halaman event 404, tombol tiket ke "#".
- Kenapa butuh website dari kita: jadwal dan tiket gampang di-update sendiri, halaman sponsor yang jelas, konten bisa ditemukan di Google (post IG tidak terindeks), dan kesan profesional di depan sponsor.
- Bukti: case IDL. XSERIES/GOS jangan disebut dulu (NDA).
- Hindari: janji konversi atau jumlah sponsor. Jual kualitas desain dan build.
Kapan kirim (prime time)
Usulan awal: pagi hari kerja di zona waktu penerima, Selasa sampai Kamis, sekitar pukul 08.00 lokal. Belum diuji, nanti disesuaikan dengan data open dan reply. Jam di bawah adalah 08.00 lokal dalam WIB.
4Custom pricing per prospek
Harga ikut variabel yang sudah ada di filter listing. Angkanya ada di rate card A/B/C × region yang masih perlu dibuat.
| Variabel | Arah penawaran |
|---|---|
| Website A tanpa web | Build dari nol, harga paling tinggi. Pitch site lengkap: jadwal, tiket, tim/fighter, sponsor. |
| Website B landing page | Pengembangan dari yang sudah ada, harga menengah. |
| Website C basi/jelek | Redesign penuh, atau mulai dari halaman paling bermasalah dulu (misalnya jadwal + tiket) dengan harga lebih ringan. |
| Region | Rate card beda untuk Amerika, Eropa & MEA, Asia-Pasifik, dan Indonesia. Di listing sekarang Indonesia masih masuk Asia-Pasifik, nanti dipisah. |
| Prio | Prio 1 boleh opsi lengkap. Prio 2 dikasih paket lebih kecil supaya gampang bilang iya. |
| Funding | Funding kuat boleh ditawari opsi paling atas. |
5Jalan paralel
Sambil proposal Week 1 & 2 jalan, list dan jadwalnya terus diperbarui supaya minggu berikutnya tidak kehabisan target.
Perbarui shortlist sportainment
- Tambah company sportainment baru dengan kriteria yang sama (website tidak ada, cuma landing page, atau basi), terutama dari region yang masih tipis.
- Cek ulang yang sudah ada: event baru, website yang ternyata sudah diperbaiki, atau liga yang berhenti. Contoh: Showtime Flag Football sudah dikeluarkan karena ternyata punya website yang bagus.
- Company yang lolos langsung diisi 4 kolom Tahap 1, supaya bisa masuk re-rank.
Perbarui shortlist turunan: brand sport apparel dan gear
- Brand yang dekat dengan dunia sportainment, misalnya lululemon dan Nike untuk sportswear.
- Titik awal paling hangat: brand yang sudah muncul sebagai sponsor di listing kita, misalnya Skechers (7's Football League, U.S. Legends Pickleball League), RacquetX (National Padel League), Pickleball Central, serta Picklebull dan NOX (Top Pickleball Tour).
- Kegunaannya perlu disepakati: jadi prospek website sendiri, atau jadi calon sponsor yang bisa disebut saat pitch ke liga.
Schedule strategy: sportainment vs brand apparel
Usulan awal, perlu disepakati dulu.
| Periode | Sportainment | Brand apparel |
|---|---|---|
| Week 1–2 mulai 16 Nov | Fokus utama: 3 custom proposal per hari, Selasa–Kamis jadi hari kirim utama. | Susun shortlist dan cari PIC (marketing, brand partnership). Belum kirim. |
| Akhir Nov–pertengahan Des | Lanjut kirim dan follow-up. Prioritaskan yang event-nya ≤ 12 minggu. | Tahan dulu. Periode Black Friday, Cyber Monday, dan akhir tahun biasanya paling sibuk untuk tim marketing retail. |
| 22 Des – 2 Jan | Jeda kirim email baru, cukup balas yang masuk. | Jeda. |
| Mulai Jan 2027 | Lanjut dengan list yang sudah diperbarui. | Mulai kirim. Awal tahun biasanya waktu tim brand menyusun budget dan rencana kuartal. |
Jam kirim tetap ikut tabel prime time di Tahap 3. Untuk brand besar, LinkedIn ke marketing atau partnership manager kemungkinan lebih efektif daripada email umum.
Lainnya
- Proposal platform automation. Scope dan tujuannya masih perlu dirinci.
?Yang perlu diputuskan
- Negara mana yang dihindari dan alasannya.
- Rate card A/B/C × region: siapa yang menyusun dan kapan siap. Proposal Week 1 butuh ini.
- Pembagian pengisian 4 kolom untuk 36 Prio 1 (usulan: dibagi dua per region).
- Template dasar custom proposal yang dipakai bersama.
- Scope proposal platform automation dan tujuan shortlist brand apparel.
- Schedule strategy: setuju menahan outreach brand apparel sampai Januari, atau mau mulai lebih cepat?
↳Contoh: proposal dan email XFC
Satu paket outreach yang sudah jadi, untuk XFC (Xtreme Fighting Championships, MMA, Amerika). Pakai sebagai acuan bentuk custom proposal dan email di Tahap 3.
Proposal
Hi Jeff,
I’m Rizal, an account executive at Callour Studio. We’re building Overseen (overseen.agency), our sub brand for handling marketing websites. I’ve been following XFC’s recent moves, from the Fandango PPV deal and XFC 54 to the return to OTCQB and the plan for 12 events in 2027. It’s an exciting chapter, and we think the website has room to tell that story better.
While looking at xfc.global and xtremeone.com, we noticed a few things:
- The events page still shows XFC 54 (April) as the next event, and the fall events aren’t listed yet.
- The champion profile links on the homepage and the “Invest Now” button lead to 404 pages.
- Fans and investors are split across two websites, so an investor has to visit a second site to see the fights, fighters and upcoming events.
Our proposal is one XFC website: a home for every fight night, fighters and results, with an Investors section for Xtreme One in the same place, and a CMS your team can update in minutes.
Our recent work is idl.pro, the website for a sports-entertainment league much like XFC, covering tours, lineups and tickets.
The full findings, plan and budget are here: https://overseen.agency/proposal-xfc/
Let me know if you’d be interested in discussing it further. You can book a 45-minute call here: https://cal.com/overseen/45min
Best regards,
Rizal
Label di kiri menunjukkan struktur yang dipakai ulang di proposal lain: pembuka yang menyebut kabar terbaru mereka, hook berisi temuan spesifik di situsnya, satu kalimat penawaran, satu bukti, lalu CTA ke proposal dan link booking.